Irgendwann kommt bei fast jedem wachsenden Unternehmen dieselbe Frage auf: Reicht es noch, Design-Aufgaben nebenbei mitzuerledigen oder extern zu vergeben, oder braucht es endlich eine eigene Stelle dafür? Die Antwort hängt weniger vom Bauchgefühl ab als von ein paar klaren Zahlen und Fragen, die sich jedes KMU selbst stellen kann. Dieser Artikel rechnet beide Optionen ehrlich gegeneinander, ohne dabei automatisch für die eine oder andere Seite zu werben.
Die beiden Optionen im Überblick
Eigene Stelle (inhouse): Ein:e fest angestellte:r Designer:in, die ausschließlich für dein Unternehmen arbeitet, jederzeit verfügbar ist und dein Unternehmen mit der Zeit sehr genau kennt.
Externe Agentur oder Freelancer:in: Design-Leistungen werden projektbezogen oder im laufenden Abo eingekauft, ohne dass du eine feste Arbeitskraft anstellst.
Beide Modelle haben ihre Berechtigung, die Frage ist, welches zu deinem tatsächlichen Bedarf, deiner Unternehmensgröße und deinem Budget passt.
Was eine eigene Stelle wirklich kostet
Eine interne Designer:in-Stelle wird oft unterschätzt, weil man nur aufs Bruttogehalt schaut. Die tatsächlichen Kosten setzen sich aus deutlich mehr zusammen:
Bruttogehalt: Für eine erfahrene Grafik-/Webdesigner:in in NRW liegt das je nach Erfahrung und Region häufig zwischen 3.000 und 4.500 Euro brutto im Monat
Lohnnebenkosten: Zusätzlich etwa 20 bis 25 Prozent für Sozialversicherung, die der Arbeitgeber trägt
Software und Tools: Lizenzen für Adobe Creative Suite, Figma und andere Tools, häufig mehrere hundert Euro im Jahr pro Person
Arbeitsplatz: Hardware, Bildschirme, Arbeitsplatz im Büro
Weiterbildung: Damit Skills aktuell bleiben, gerade bei schnelllebigen Themen wie KI-gestützten Design-Tools
Ausfallzeiten: Urlaub, Krankheit und Einarbeitungszeit, in denen trotzdem Gehalt gezahlt wird, aber keine oder weniger Leistung entsteht
In Summe landen die tatsächlichen Kosten einer internen Vollzeitstelle für viele KMU eher im Bereich von 55.000 bis 75.000 Euro im Jahr, nicht nur beim nominalen Gehalt.
Was eine externe Agentur oder Freelancer:in kostet
Bei externem Design zahlst du in aller Regel nur für tatsächlich erbrachte Leistung, ohne Fixkosten dazwischen:
Einzelprojekte (z. B. Logo-Refresh, einzelne Kampagne): meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich, abhängig vom Umfang
Laufende Betreuung im Abo-Modell: häufig zwischen 800 und 2.500 Euro im Monat, je nach Umfang der Leistungen (bei 13punkt zum Beispiel ab 1.200 Euro monatlich, flexibel skalierbar)
Keine Lohnnebenkosten, keine Ausfallzeiten, keine Software-Lizenzkosten, das trägt die Agentur
Der große Unterschied: Du zahlst für Output, nicht für Anwesenheit, und kannst die Zusammenarbeit bei Bedarf hoch- oder runterfahren, ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Wann sich eine eigene Stelle eher lohnt
Du hast konstant so viel Design-Bedarf, dass eine Person durchgehend voll ausgelastet wäre (nicht nur in Spitzenzeiten)
Enge, tägliche Abstimmung mit anderen internen Teams ist für deine Prozesse entscheidend
Du brauchst sehr kurzfristige Verfügbarkeit für spontane, häufige Anfragen
Dein Unternehmen ist groß genug, um Führung, Weiterbildung und Vertretung für diese eine Stelle sinnvoll zu organisieren
Wann sich eine externe Agentur eher lohnt
Dein Design-Bedarf schwankt, mal viel, mal wenig, ohne verlässliches, konstantes Volumen
Du willst kein Risiko bei Kündigung, Krankheit oder Fluktuation der einzigen Design-Fachkraft im Haus tragen
Du brauchst Zugriff auf ein breiteres Kompetenzspektrum (Branding, Webdesign, Social Media, KI-gestützte Workflows), statt auf das, was eine einzelne Person kann
Du bist ein kleines bis mittleres Unternehmen, für das eine Vollzeitstelle wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen ist
Eine dritte Option: Die hybride Lösung
Viele NRW-Mittelständler fahren gut mit einem Mittelweg: eine kleine interne Ansprechperson (oft im Marketing) für die tägliche Koordination, kombiniert mit einer externen Agentur für die eigentliche Design-, Branding- und Umsetzungsarbeit. So bleibt die interne Seite schlank, während die fachliche Tiefe extern eingekauft wird, oft flexibler und günstiger als eine vollständige eigene Design-Abteilung.
Fazit: Es kommt auf dein tatsächliches Volumen an
Es gibt keine pauschal richtige Antwort, aber eine einfache Faustregel: Wer dauerhaft eine Vollzeitkraft komplett auslasten kann, fährt mit einer eigenen Stelle oft günstiger. Wer schwankenden oder mittleren Bedarf hat, zahlt mit einer externen Agentur in aller Regel weniger und bleibt dabei flexibler. Rechne für dein eigenes Unternehmen am besten grob durch, wie viele Design-Stunden pro Monat tatsächlich konstant anfallen, das zeigt schnell, welche Richtung wirtschaftlich sinnvoller ist.
Wenn du unsicher bist, wo dein Unternehmen in dieser Rechnung steht: Vereinbare ein unverbindliches Gespräch mit 13punkt, wir schauen uns deinen tatsächlichen Bedarf gemeinsam ehrlich an, auch wenn am Ende eine eigene Stelle die bessere Lösung für dich wäre.
Häufige Fragen zu Design-Agentur vs. interner Stelle
Ist eine Agentur immer günstiger als eine eigene Stelle?
Nicht immer. Bei sehr hohem, konstantem Design-Bedarf kann eine eigene Stelle über das Jahr gerechnet günstiger sein. Bei schwankendem oder mittlerem Bedarf ist eine Agentur meist wirtschaftlicher.
Kann ich später von der Agentur zu einer eigenen Stelle wechseln?
Ja, viele Unternehmen starten extern und bauen erst eine eigene Stelle auf, sobald das Volumen konstant hoch genug ist. Eine gute Agentur unterstützt diesen Übergang eher, als ihn zu erschweren.
Was, wenn ich nur gelegentlich Design brauche, aber nicht monatlich?
Dann lohnt sich meist ein Einzelprojekt statt eines laufenden Abos, viele Agenturen bieten beides an.
Wie finde ich heraus, wie viel Design-Bedarf mein Unternehmen wirklich hat?
Ein einfacher erster Schritt: Notiere über vier bis acht Wochen jede Design-Anfrage, die in deinem Unternehmen entsteht, inklusive grobem Zeitaufwand. Das ergibt schnell ein realistisches Bild.
